ПОЛИТИКА
в отношении обработки персональных данных
25 августа 2026 года
Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных Обществом с ограниченной ответственностью «ВАМ НА АН» при использовании сайта diwan.space, сервиса видеоконференцсвязи DIWAN, каналов поддержки, продаж и иных связанных с DIWAN ресурсов.
1. Общие положения
1.1. Оператор персональных данных: ООО «ВАМ НА АН» (далее — «Оператор», «Компания»), ОГРН 1265000059477, ИНН 5024263872, КПП 502401001.1.2. Адрес Оператора: 143444, Московская область, г.о. Красногорск, г. Красногорск, мкр. Опалиха, ул. Пришвина, д. 15, кв. 12. Адрес для обращений по вопросам персональных данных: DOCS@VAMNAAN.RU.
1.3. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными применимыми нормативными правовыми актами Российской Федерации.
1.4. Политика применяется к персональным данным зарегистрированных пользователей DIWAN, участников конференций, посетителей сайта, лиц, обращающихся в поддержку, потенциальных и действующих клиентов, представителей клиентов и иных лиц, взаимодействующих с Компанией через связанные с DIWAN ресурсы.
1.5. Политика не означает, что для каждой обработки требуется согласие субъекта. Оператор определяет законное основание отдельно для каждой цели обработки, включая исполнение договора, заключение договора по инициативе субъекта, исполнение обязанностей по закону, согласие субъекта и иные основания, предусмотренные законодательством.
1.6. Если корпоративный клиент самостоятельно определяет цели обработки персональных данных своих работников, представителей или иных лиц и использует DIWAN для такой обработки, распределение обязанностей между клиентом и ООО «ВАМ НА АН» может дополнительно определяться договором.
2. Принципы обработки
2.1. Оператор обрабатывает персональные данные законно и добросовестно, только для заранее определенных и законных целей.2.2. Объем и содержание данных должны соответствовать заявленным целям; обработка избыточных данных не допускается.
2.3. Оператор принимает разумные меры для обеспечения точности, достаточности и актуальности данных.
2.4. Хранение осуществляется не дольше, чем этого требуют цели обработки или обязательные сроки хранения, если иной срок не установлен законом или договором.
2.5. По достижении цели обработки или при наступлении иного законного основания персональные данные уничтожаются либо обезличиваются, если их дальнейшее хранение не требуется по закону.
3. Цели, категории субъектов и состав данных
Цель | Субъекты | Данные | Основание | Срок / критерий |
Регистрация, аутентификация и ведение аккаунта DIWAN | зарегистрированные пользователи | email; хеш пароля; имя, фамилия и Telegram-username, если указаны; TOTP-секрет при включении 2FA; технические идентификаторы сессии | заключение и исполнение договора; действия по инициативе субъекта до заключения договора | пока существует аккаунт и далее в пределах обязательных/претензионных сроков; конкретный регламент удаления утверждается Оператором |
Участие в видеоконференции | зарегистрированные пользователи и гости | отображаемое имя; случайный технический UUID/идентификатор соединения; роль; время входа/выхода; сведения об участии; IP-адрес в технических логах; аудио/видео и демонстрация экрана в момент передачи | исполнение договора/предоставление запрошенной функции; законные интересы в части технической безопасности | медиапотоки без записи не сохраняются как запись; технические сведения по установленным срокам логирования |
Запись конференции и хранение материалов встречи | участники записываемой конференции | видео, аудио, демонстрация экрана, чат, вложения; сведения об участниках и времени участия | правовое основание определяется с учетом роли Организатора и Оператора; Организатор обязан обеспечить необходимые основания для инициированной им записи | до удаления владельцем записи либо иной срок, установленный тарифом/договором; до запуска должен быть утвержден предельный срок хранения |
Транскрибация и AI-функции по встрече | участники конференции, материалы которой направлены на обработку | аудиофайл; транскрипт; имена/отображаемые имена участников в транскрипте; пользовательские запросы к функции | инициирование функции пользователем и соответствующее договорное/иное законное основание; при необходимости согласие | в соответствии со сроком хранения материалов встречи и результатами обработки; конкретный срок утверждается Оператором |
Чат и передача файлов в конференции | участники конференции | сообщения; отображаемые имена; переданные файлы и связанные технические сведения | исполнение договора/предоставление функции | если запись не включена,после встречи не сохраняются в постоянном хранилище; при записи вместе с материалами записи |
Техническая безопасность, предотвращение злоупотреблений и диагностика | пользователи, гости, посетители | IP-адрес; URL/маршрут; код ответа; длительность запроса; серверные ошибки; события соединения; технические идентификаторы | законные интересы Оператора; исполнение обязанностей по обеспечению безопасности | контейнерные логи ротируются по объему; иные технические записи согласно внутреннему регламенту |
Поддержка пользователей | лица, обратившиеся в поддержку | email; имя и Telegram-username при наличии; тема, категория и текст обращения; переписка; язык; диагностические сведения браузера/окна/часового пояса/WebRTC/страницы; привязка к аккаунту | обращение субъекта; исполнение договора; законные интересы по качеству и безопасности сервиса | до достижения цели обращения и далее в пределах утвержденного срока хранения/претензионных сроков; бессрочное хранение не применяется после утверждения регламента |
Обратная связь, продажи и ведение отношений с потенциальными клиентами | посетители сайта, потенциальные клиенты, представители организаций | имя; телефон; Telegram-username; email если предоставлен; компания, должность, история общения, источник обращения и иные сведения, добровольно сообщенные субъектом | действия по инициативе субъекта до заключения договора; законные интересы; договор | для лида, не ставшего клиентом, до 3 лет, если ранее не отпала цель или субъект не реализовал применимое право на прекращение обработки |
Исполнение договоров, платежи и бухгалтерский/налоговый учет | клиенты-физлица, представители клиентов | идентификационные и контактные данные; сведения о заказе, тарифе и платеже; данные для кассового чека; платежный идентификатор; банковские реквизиты в объеме, фактически получаемом Оператором | исполнение договора; исполнение обязанностей по закону | в сроки, установленные законодательством о бухгалтерском, налоговом и кассовом учете и договором |
Информационные и рекламные рассылки | лица, отдельно согласившиеся на получение соответствующих сообщений | email и иные выбранные субъектом контактные данные; сведения о согласии/отказе | согласие субъекта и требования законодательства о рекламе | до отзыва согласия/отказа от рассылки либо прекращения соответствующей цели |
Аналитика маркетингового сайта diwan.space | посетители сайта | cookie и онлайн-идентификаторы, IP-адрес и технические сведения, фактически собираемые подключенными системами аналитики | согласие, когда оно требуется применимым законодательством; законные основания, применимые к строго необходимым cookie | в соответствии с настройками конкретного cookie/сервиса и опубликованной Cookie-политикой |
4. Особенности видеоконференций, записи и ИИ-функций
4.1. Аудио- и видеопотоки DIWAN проходят через собственный серверный медиаконтур на базе LiveKit. LiveKit Cloud не используется. При выключенной записи медиапотоки не сохраняются как запись.4.2. Запись может включать видео, звук, демонстрацию экрана, чат и вложения. Запись включается Организатором конференции.
4.3. До начала промышленной эксплуатации функции записи DIWAN должен обеспечивать заметное уведомление участников о факте активной записи.
4.4. Организатор, инициирующий запись или иное использование содержания конференции для собственных целей, обязан самостоятельно обеспечить необходимые законные основания в отношении такой собственной обработки. Это не освобождает ООО «ВАМ НА АН» от его собственных обязанностей как оператора либо лица, обрабатывающего данные по поручению, если соответствующая роль возникает по закону или договору.
4.5. Транскрибация и функции анализа встречи выполняются только по действию пользователя. Для распознавания речи и функций чата по встрече DIWAN может передавать аудиофайл и/или транскрипт с именами участников российскому поставщику ИИ-сервиса.
5. Сайт, cookie и аналитика
5.1. Маркетинговый сайт diwan.space и непосредственно приложение DIWAN технически различаются. По имеющимся на дату подготовки Политики сведениям, в приложении DIWAN сторонние рекламные и аналитические SDK отсутствуют; у зарегистрированного пользователя используется сессионный cookie, а гостевой участник не получает такой cookie.5.2. На маркетинговом сайте могут использоваться Яндекс.Метрика и технологии VK. Фактический перечень cookie, сроки и цели их использования публикуются в отдельной Cookie-политике и должны соответствовать реальной конфигурации сайта.
5.3. Необязательные аналитические/маркетинговые технологии должны подключаться в соответствии с выбранной Оператором законной моделью получения согласия и настройками интерфейса управления cookie.
6. Получатели и лица, привлекаемые к обработке
6.1. Оператор может привлекать иных лиц к обработке персональных данных либо передавать им данные, если для этого имеется законное основание и соблюдены требования законодательства.6.2. По фактической архитектуре DIWAN отдельные данные могут получать: поставщик российского AI/API для транскрибации и анализа встречи; поставщик SMTP/email-доставки; Telegram в рамках обращений через Telegram-бот; поставщик S3-хранилища; платежный провайдер/банк и оператор фискальных данных после их подключения; CRM-провайдер для продаж.
6.3. При поручении обработки Оператор определяет перечень данных, операции, цели, требования к конфиденциальности и безопасности и иные обязательные условия, предусмотренные законом.
6.4. Оператор не передает персональные данные третьим лицам.
7. Локализация и трансграничная передача
7.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение таких данных с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, в случаях и объеме, предусмотренных законодательством.7.2. Основные серверы DIWAN, база данных и S3-хранилище материалов встреч по текущей архитектуре размещаются в Российской Федерации.
7.3. Использование иностранного получателя данных после первичного сбора в Российской Федерации может образовывать трансграничную передачу. До начала такой передачи Оператор выполняет предусмотренные законом процедуры, включая отдельное уведомление уполномоченного органа, когда оно требуется.
7.4. На дату технического обследования email-доставка через Resend связана с иностранной компанией/инфраструктурой, а обращения через Telegram могут предполагать передачу данных иностранному получателю. Эти каналы допускаются к промышленному использованию только после юридической и технической проверки выполнения требований к локализации и трансграничной передаче либо после замены на подходящее решение.
8. Сроки хранения и уничтожение
8.1. Конкретные сроки хранения определяются для каждой цели обработки законодательством, договором и локальными актами Оператора.8.2. Оператор прекращает обработку и уничтожает либо обезличивает персональные данные при достижении цели обработки, прекращении соответствующего законного основания либо в иных предусмотренных законом случаях, если дальнейшее хранение не требуется.
8.3. Оператор утверждает внутренний регламент уничтожения и подтверждения уничтожения персональных данных.
8.4. До промышленного запуска DIWAN должны быть установлены предельные сроки хранения записей, транскриптов, тикетов поддержки, событий WebhookEvent и данных удаленных аккаунтов. Формулировка «хранить бессрочно» не используется как общий срок хранения без самостоятельного законного основания.
9. Права субъекта персональных данных
9.1. Субъект вправе получать предусмотренную законом информацию об обработке его персональных данных, требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных при наличии законных оснований, отозвать согласие в случаях обработки на основании согласия и реализовывать иные права, предусмотренные законодательством.9.2. Для реализации прав субъект может направить обращение по адресу Оператора либо на DOCS@VAMNAAN.RU. Оператор вправе запросить сведения, необходимые для идентификации заявителя и предотвращения раскрытия данных постороннему лицу.
9.3. Оператор рассматривает обращения и выполняет требования в сроки и порядке, установленные законодательством.
9.4. Субъект вправе обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в суд.
10. Безопасность персональных данных
10.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.10.2. В частности, применяются разграничение доступа, аутентификация, хеширование паролей, защищенные соединения, техническое журналирование, ограничение доступа к инфраструктуре и иные меры, соответствующие характеру обработки и установленным угрозам.
10.3. Доступ работников и подрядчиков предоставляется только в объеме, необходимом для выполнения их функций, с соблюдением обязанностей конфиденциальности.
10.4. Оператор организует реагирование на инциденты с персональными данными и исполнение обязанностей по уведомлению уполномоченного органа в предусмотренных законом случаях.
11. Изменение Политики
11.1. Оператор вправе изменять Политику при изменении законодательства, архитектуры DIWAN, состава подрядчиков, целей обработки или бизнес-процессов.11.2. Актуальная редакция публикуется на diwan.space и содержит дату редакции. Если изменение существенно влияет на зарегистрированных пользователей, Оператор может дополнительно уведомить их через DIWAN или по электронной почте.
11.3. Пользовательское соглашение, публичная оферта, Cookie-политика и отдельные согласия применяются совместно с настоящей Политикой в соответствующей части.
Контакты Оператора:
ООО «ВАМ НА АН»
ОГРН 1265000059477
ИНН 5024263872 / КПП 502401001
Адрес: 143444, Московская область, г.о. Красногорск, г. Красногорск, мкр. Опалиха, ул. Пришвина, д. 15, кв. 12
E-mail для юридически значимых обращений: DOCS@VAMNAAN.RU
Поддержка: support@diwan.space